Ochrana osobných údajov

1. Kto sme

Prevádzkovateľom osobných údajov je Events4you SK, s.r.o., so sídlom Galvaniho 27, 821 04 Bratislava - Ružinov, Slovenská republika, IČO: 50 907 930 (ďalej len „Events4you“ alebo „my“). Marketingová značka spoločnosti je Eventiva. Kontakt pre otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov: info@eventiva.sk.

2. Na koho sa tieto zásady vzťahujú

Tieto zásady sa vzťahujú najmä na návštevníkov webovej stránky, účastníkov a záujemcov o podujatia, hostí, prednášajúcich a moderátorov, zdravotníckych pracovníkov (HCP), kontaktné osoby klientov, partnerov a dodávateľov a ďalšie osoby, ktorých osobné údaje spracúvame pri poskytovaní eventových a súvisiacich služieb.

3. Aké osobné údaje môžeme spracúvať

• Identifikačné údaje, najmä meno, priezvisko a titul
• Kontaktné údaje, najmä e-mail a telefónne číslo
• Pracovné a profesijné údaje, napr. pracovná pozícia, organizácia a profesijná príslušnosť
• Registračné údaje a údaje o účasti na podujatí
• Údaje potrebné na ubytovanie, dopravu, transfery alebo inú eventovú logistiku
• Údaje potrebné na fakturáciu a administráciu platieb
• Fotografie a audiovizuálne záznamy z podujatí, ak sú vyhotovované
• Pri odborných zdravotníckych podujatiach aj údaje potrebné na registráciu, evidenciu účasti alebo kreditov, ak je to relevantné

4. Na aké účely a na akom právnom základe údaje používame

Osobné údaje spracúvame iba v rozsahu potrebnom na konkrétny účel. V závislosti od situácie môže byť právnym základom najmä plnenie zmluvy alebo vykonanie predzmluvných opatrení, splnenie zákonnej povinnosti, náš oprávnený záujem alebo oprávnený záujem tretej strany, prípadne súhlas, ak je podľa GDPR vhodným právnym základom.

• Registrácia a administrácia účasti na konferenciách, kongresoch, školeniach, firemných, odborných a verejných podujatiach
• Komunikácia s účastníkmi a poskytovanie organizačných informácií
• Zabezpečenie ubytovania, dopravy, transferov a ďalšej logistiky
• Komunikácia s klientmi, partnermi a dodávateľmi a realizácia zmluvných vzťahov
• Účtovníctvo, fakturácia a plnenie zákonných povinností
• Ochrana práv, bezpečnosti a oprávnených záujmov spoločnosti a dotknutých osôb
• Marketingová komunikácia, ak sú splnené príslušné právne podmienky

5. Súhlas

Ak je spracúvanie založené na súhlase, súhlas môžete kedykoľvek odvolať bez vplyvu na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním. Súhlas nepoužívame ako univerzálny právny základ pre všetky eventové činnosti; pri mnohých činnostiach sa uplatňuje iný právny základ podľa GDPR.

6. Fotografie a audiovizuálne záznamy

Na niektorých podujatiach môžu byť vyhotovované fotografie alebo audiovizuálne záznamy na účely dokumentácie podujatia, informovania o jeho priebehu, internej alebo externej komunikácie a propagácie, podľa charakteru podujatia a príslušného právneho základu. Ak je to vhodné, účastníkov informujeme prostredníctvom registračných informácií a/alebo viditeľných oznámení na mieste podujatia. Ak máte otázku alebo námietku týkajúcu sa použitia záznamu, kontaktujte nás na info@eventiva.sk.

7. Komu môžeme údaje poskytnúť

Osobné údaje poskytujeme iba v nevyhnutnom rozsahu. Podľa konkrétneho podujatia alebo služby môžu byť príjemcami najmä naši klienti alebo objednávatelia podujatia, poskytovatelia registračných a IT služieb, hotely, dopravcovia, cestovné agentúry, produkční a technickí dodávatelia, účtovní, daňoví alebo právni poradcovia, profesijné alebo akreditačné subjekty pri odborných podujatiach a orgány verejnej moci, ak to vyžaduje zákon.

8. Keď spracúvame údaje v mene klienta

Pri niektorých podujatiach Events4you SK, s.r.o. / Eventiva spracúva osobné údaje v mene klienta ako sprostredkovateľ. V takom prípade klient určuje účely a základné prostriedky spracúvania a Events4you spracúva údaje podľa jeho zdokumentovaných pokynov a príslušnej zmluvnej dokumentácie. Informácie o konkrétnom spracúvaní môžu byť preto uvedené aj v oznámení o ochrane osobných údajov príslušného klienta.

9. Ako dlho údaje uchovávame

Osobné údaje uchovávame iba počas obdobia potrebného na účel, na ktorý boli získané, a následne počas obdobia potrebného na splnenie zákonných, zmluvných alebo oprávnených požiadaviek. Konkrétna doba závisí od typu údajov a účelu spracúvania. Účtovné a daňové doklady uchovávame podľa príslušných právnych predpisov; údaje súvisiace s podujatím spravidla len po dobu potrebnú na jeho realizáciu, vysporiadanie súvisiacich záväzkov a primeranú následnú administráciu. Ak je spracúvanie založené na súhlase, údaje spracúvame do jeho odvolania alebo do skončenia príslušného účelu, podľa toho, čo nastane skôr, ak neexistuje iný právny dôvod na ďalšie uchovávanie.

10. Prenosy mimo EHP

Osobné údaje sa štandardne spracúvajú v Európskom hospodárskom priestore (EHP). Ak si konkrétna služba, dodávateľ alebo zahraničné podujatie vyžiada prenos osobných údajov mimo EHP, takýto prenos uskutočníme iba v súlade s GDPR a pri použití príslušného mechanizmu a primeraných záruk, ak sú potrebné.

11. Bezpečnosť údajov

Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zničením, zmenou alebo neoprávneným zverejnením. Prístup k údajom je obmedzený na osoby, ktoré ho potrebujú na plnenie svojich pracovných alebo zmluvných povinností a sú viazané primeranou povinnosťou dôvernosti.

12. Vaše práva

V rozsahu stanovenom GDPR máte právo na prístup k osobným údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov, namietať proti spracúvaniu a odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase. Za podmienok GDPR máte tiež práva súvisiace s automatizovaným individuálnym rozhodovaním. Niektoré práva sa uplatňujú iba pri splnení konkrétnych zákonných podmienok.

13. Ako uplatniť svoje práva

Žiadosť môžete zaslať na info@eventiva.sk alebo písomne na adresu sídla spoločnosti. Žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, spravidla najneskôr do jedného mesiaca od jej prijatia. V prípadoch stanovených GDPR môže byť táto lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace; o predĺžení a jeho dôvodoch vás budeme informovať v zákonnej lehote. Ak máme odôvodnené pochybnosti o totožnosti žiadateľa, môžeme požiadať o primerané doplňujúce informácie potrebné na overenie totožnosti.

14. Sťažnosť dozornému orgánu

Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame v rozpore s právnymi predpismi, máte právo obrátiť sa na príslušný dozorný orgán, najmä Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Pred podaním sťažnosti nás môžete kontaktovať na info@eventiva.sk, aby sme mali možnosť vašu otázku alebo podnet preveriť.

15. Cookies a údaje o používaní webu

Ak webová stránka používa cookies alebo obdobné technológie, informácie o ich používaní, účeloch a možnostiach nastavenia by mali byť uvedené v samostatnom cookie oznámení alebo v nástroji na správu súhlasov na webovej stránke. Nepovinné cookies sa používajú iba v súlade s príslušnými právnymi požiadavkami.

16. Aktualizácie týchto zásad

Tieto zásady môžeme priebežne aktualizovať, najmä pri zmene našich služieb, spôsobov spracúvania alebo právnych požiadaviek. Aktuálna verzia bude vždy zverejnená na tejto webovej stránke.